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訴訟/コンプライアンスに際してのデータ保全ポリシーに関して

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電子ディスカバリが一般的に行われている米国であっても、訴訟に際して証拠として保全（訴訟ホールド）しなければいけない電子データが消去されてしまったという理由で多大な制裁金が課せられた例を以前のブログで紹介させて頂きました。
では電子データをどのように適正に保全すれば良いのでしょうか？Eディスカバリソフトウェアの訴訟ホールドモジュールにデータを入力してソフトウェア任せにすれば良いのでしょうか？
米国でもこのデータ保全に関しては「基準」が無いのが実情です。過去の判例を見てもデータ保全に対する考え方は統一されていません。
Victor Stanley II, 269 F.R.D.ケースを担当したPaul Grimm裁判官は「関連すると思われる証拠を保全する為にどのような手段を取らなければならないかは統一化されていない」とも述べています。
Zubulake v. UBS Warburgケースを担当したShira Scheindlin裁判官は「訴訟に関わる相手方が証拠として集められた電子データをレビュー出来るだけの合理的なステップを踏まなければならない」としています。
Eディスカバリソフトウェアはデータ保全のポリシーがしっかり確立された上で使うことが必要でソフトウェアのみを頼りにする事は出来ません。
日本企業の場合ストレージに限度がある為に定期的にデータを消去しているケースもあるようです。いざ訴訟という事になった場合にはどのような電子データを保全するかが絞り込まれていない場合もあるので、定期的なデータ消去をする行動を全て停止する必要があります。そして関連するカストディアンに対してその通達を合理的に行い、不用意に電子データを消去してしまうような事を防ぐ必要があります。
こういった企業内でのデータ保全に対するポリシーを明確化し、それにきちんと従って行動をしているかのトレイル（足跡）を残しておく事で「合理的なデータ保全の努力をした」という証明が出来ることになります。企業内でデータ保全のポリシーが明確であれば後はEディスカバリーソフトのLitigation Holdモジュールに頼るのは効果的な方法です。
Daynight, LLC v. Mobilight, Inc., 2011 WL 241084 (Utah App. Jan. 27, 2011)の知的財産訴訟で被告側が証拠となる電子保存データを意図的に破損して「default judgment（原告が裁判プロセスを経ずに勝訴）」となるケースがありました。これは被告側が訴訟の後に証拠となる電子保存情報の入ったノートパソコンをオフィスビルの窓から外に投げ出し、その後そのノートブックパソコンを車で轢いたという電子データの保全を全く無視した悪質な行為があった為です。
これは極端な例かもしれませんが、米国で事業を運営している日本企業は日ごろからデータ保全に関するポリシーを確立しておく必要があります。
訴訟は天災と同じで予測をする事が出来ません。米国にて訴訟を起こされたときに、ガードが甘くデータ保全ポリシーの不用意から制裁金が課せられるような事態にならないように、日本企業も普段からEディスカバリーに対してのポリシーを確立しておく必要があると考えます。

電子ディスカバリーでの制裁措置（Sanction）

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以前セクハラのケースでの電子ディスカバリー義務違反のSanction（制裁措置）　の例を紹介しましたが、制裁措置のニュースには企業、法律事務所やサービスプロバイダーなどが常に注目をしています。
Zubulake v. UBS Warburgでは被告側が電子データ保存義務に違反し、故意に関連データを消去したとされ、最終的には陪審員により被告側に原告への$29.2 millionの支払いを命じられたというショッキングな前例もあります。
Zubulake v. UBS Warburg LLC, et al., S.D.N.Y 02 CV 1234(SAS) 7/20/04; 2004 U.S. Dist. LEXIS (S.D.N.Y, July 20, 2004).
King & Spalding法律事務所が昨年末にDuke Law Journalに寄稿したレポートによれば1980年～2010年までの401のケース中、ディスカバリーでの制裁措置を受けたケースが230あったそうです。2003年に制裁措置を受けたのは７ケースのみでしたが、2009年には97ケース中46ケースが制裁措置を受けています。
つまり2003年から2009年の6年間に電子ディスカバリーでの制裁措置を受けたケースが6.5倍にも上昇し、半分以上のケースがその義務違反をしたという事になります。
230ケース中の131ケースは「Failure to Preserve」、73ケースは「Delay in Production」となっています。電子データの保存義務の不執行と提出資料の遅れが大きな問題としています。
電子保存情報（Electronically Stored Information: ESI）が扱われる事は、訴訟やコンプライアンス対応に際してのディスカバリーを行う際に必要不可欠なプロセスとなってきました。
それは必要とされる情報が電子データという形式で存在しているからです。
e法務ディスカバリでの最初のチャレンジが、担当弁護士達が電子保存情報から関連のあるものだけを抽出して保全、そして提出可能なフォーマットにするプロセスです。次のチャレンジはe法務ディスカバリうためのコストがその訴訟やコンプライアンス対応に際して見合ったレベルで抑えられるのかという事です。
特に企業にとってe法務ディスカバリは分散されたネットワークに存在する様々なデータ源から必要なデータを収集し選択する必要があり、作業が大変複雑だけでなく、インテリジェントな検索がされなければ多くの関連の無い資料も弁護士が目を通してレビューをしなくてはいけません。これは余計な時間がかかるだけでなく、それに関わるコストが膨れ上がってしまう事になります。
またこのレポートでは被告側の制裁措置が原告側よりも3倍多くされているという事が報告されています。それは被告側がe法務ディスカバリプロセスに於いてより広い範囲での電子データを保存しておく必要があるからです。e法務ディスカバリでの制裁措置は年々上昇傾向にあることを示しており、企業側が訴訟を受けた際は広範囲な電子データの証拠保全を的確な防御性を持って行う必要があります。
企業内では情報マネジメントシステムが有効に活用されつつありますがその情報量に追いついていないのが現状です。社内、クラウド、個人端末など異なったデータ源、データ形式にて存在する全ての電子データを把握、抽出、検索そして管理可能な状態にしておく事が非常に重要です。
AOSではこのような電e法務ディスカバリのノウハウをお客様に提供させて頂いております。是非ご相談下さい。

判例：電子ディスカバリーの対応ミスによる、巨額の制裁金

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弁護士が訴訟の対象となり、電子ディスカバリーが注目されたケースをご紹介します。
Moreno v. Ostly, No. A127780, 2011 WL 598931 (Cal. Ct. App. Feb. 22, 2011)
Alison MorenoさんはThomas Ostly弁護士の下で働くパラリーガル（法律事務職員）でした。何らかの理由でOstly氏はMorenoさんを解雇したのですが、Morenoさんは「Ostly氏が解雇した理由は、彼との恋愛関係を続ける事を拒否したのが理由」というセクハラ訴訟を起こしたものです。実際この2人は一時期恋愛関係があったようです。
結果から述べると陪審員はMorenoさんへ「Ostly氏に対して155万ドルの賠償金を支払え」との評決をしました。
何故こういう結果になったのでしょうか…
今回のケースで被告側は、関連するメールやテキストをディスカバリーする為にMorenoさんのコンピュータと携帯電話のデータ提出を要求しました。
原告側は対象となる電子データの範囲が広すぎると拒否をしましたが、裁判所は電子ディスカバリーの必要性を認め、コンピュータと携帯電話の提出を要請。その電子データを調査しましたが、コンピュータ内に存在する電子メールにはディスカバリーの対象となる期間のものは存在しませんでした。
また携帯電話は対象期間以降に発売された機種だったのです。つまり原告側から提出されたコンピュータや携帯電話には本訴訟に関連する電子データを何も発見する事が出来なかったのです。
原告側は「現在所有しているコンピュータと携帯電話の提出を求められたのでそれに従ったまで」と回答。被告側から「本訴訟に関連のある期間中に被告は何台のコンピュータと携帯電話を所有していて、それらはどこにあるのか？」と追求され、原告側はしぶしぶ対象期間中にMorenoさんが2台の携帯電話を所有していた事実を明らかにしたのです。
但しその2台の携帯電話は提出が出来ないとの事。1台は破棄されて残りの1台が「不明」との説明でした。裁判官が「どうして最初からこの2台の携帯電話が存在する事を明らかにしなかったのか？」という問いに対し、原告側は「弁護士・依頼者間の秘匿特権」が理由としました。
裁判官は原告側の供述は信用が出来ず、また電子ディスカバリーの証拠開示が不十分として、原告側に被告側の弁護士費用の$13,500の支払いを命じました。その後Ostly氏はMorenoさんを名誉毀損でカウンター訴訟し、最終的に陪審員はMorenoさんに155万ドルの損害賠償をせよという評決を下したのです。
今回のケースは原告側の弁護士が「電子ディスカバリーにおける証拠開示」を甘く見ていたようです。
米国での訴訟では、両サイドの弁護士が「Meet & Confer」という以下のようなプロセスを踏んで、電子ディスカバリーのルール決めをします。それに際して担当弁護士はクライエントの電子データのポリシーに関して十分調査しておく必要があり、企業側もそれに対応出来る体勢になっていなければなりません。
1) 電子データの保存及び破棄のポリシー
2) アクセス可能なデータと不可能なデータの把握
3) 訴訟ホールドとその通達への準備（証拠改ざん防止）
4) 関連電子データが紛失もしくは破棄されていないか
それ以外に訴訟に対して：
1) 訴訟予算の推定
2) 電子データコレクションの期間、種類、サイズを特定
3) 電子データコレクションの方法を決定
4) 重複文章の排除
5) 提出用のアウトプット方式
6) データが収集できなかった際のプラン
などの戦略的な訴訟対応をすべく電子ディスカバリーへの対応をしておく必要があるのです。
企業活動をしている以上、訴訟を避けることは出来ません。企業にとって電子ディスカバリーは大変重要なビジネスプロセスとなっています。

eディスカバリー動向

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米国のeディスカバリー企業のリサーチ結果によると、最近のトレンドとして以下の傾向が伺える。

・78％の回答者が、2008年に比べ、2009年の方が訴訟と規制についての問い合わせ数が増加したと回答した。
・３分の２以上の回答者が、2010年は訴訟と規制についての問い合わせ数が最低でも20％は増加すると見込んでいる。
・大多数の回答者は、2010年の増加は訴訟数の大幅な増加によるものであり、46％の回答者は規制についての問い合わせ数が増加するだろうと予測している。
・48％の回答者は、eディスカバリーを社内で行おうとするプロジェクトに取り組んでおり、36％の回答者が１年以内に企業内eディスカバリーの実現に向けて取り組む予定であると回答した。
世界的な経済の悪化が訴訟の増加に拍車をかけていることは間違いない。米国に支社をもつ日本企業もeディスカバリーの対象となるので、十分に注意されたい。