e-Discoveryのコストを抑えるポイント

海外訴訟におけるe法務ディスカバリだけでなく、国内訴訟においても、電子データが証拠として活用されるケースが増加しています。企業内のデータは巨大化しているため、この対応コストが自ずと巨額になってしまいます。

特に昨今の経済状況においては、コストを抑えつつ効果的な結果を導きだすため、弁護士がe法務ディスカバリソフトウェアを適切に活用することが重要です。それにより、クライアントにも大きく満足感を与えることができます。

■目標達成のための条件を、ベンダーと共に明確化しておく。

データ収集とレビュー段階においては、マイルストーンを定めておくことが必要です。

データの収集とイメージングでは、画像や文書などの多様なファイルを種類ごとにフィルタリングし、予め不要な種類のファイルは除外したり、データセット内の重複を排除したりする他、あるデータセットの中からレビュー対象となるデータをレビュー用プラットフォームに処理するなどの作業が行われます。

無駄を省き作業を効率化するために、ベンダーも弁護士も十分に知識を備え、以下のような項目について事前協議しておくことが重要です。

・対象となるデータはどのように選別できるか？

・キーワードおよび検索条件は？

・提出フォーマットは何か？

・何が証拠となるのか。そのデータは抽出できるのか？

・データのボリュームや複雑さに応じた製品の選択。

■データの処理と収集

費用を削減するために、データを適切に間引いていくこと（データカリング）を行いますが、弁護士が、必要データと不要なデータを見極めて、ベンダーによる作業を主導していくことになります。

コスト削減の観点では、重要なデータにコストを集中投入し、明らかに関連のないデータは削除することが重要です。証拠データを意図的に隠蔽したという疑いをもたれないため、また重要なデータがどこに埋れているかわからないという不安から、すべてのデータをレビューしてほしいと考える企業（顧客）もあるかもしれません。しかし、これはコストと時間のどちらから考えても非現実的であり、正確な状況判断が求められます。

■関係各所との適切な連携と、責任の明確化

e法務ディスカバリの作業においては、各タスクの責任の所在を明確化することと、外部弁護士、企業IT部門、法務部門などがきちんと連携をとることが重要です。

万が一にも、連携不足ゆえに関連データを網羅できず制裁を受けるような結果にならないよう、十分に注意を払っておきましょう。