ITを駆使しての効率化

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前回はアメリカの弁護士達がiPadとそのアプリで作業効率を上げていると言うお話をさせて頂きました。

iPad だけではなく、Googleも有効に活用する事により効率化を上げる事が可能です。
「Google for Lawyers: Essential Search Tips and Productivity Tools」という本が昨年8月にAmerican Bar Association から出版されました。

Googleは無料もしくは低料金で検索とその技術を利用する事ができ、一般的にはあまり知られていませんが、Google Scholar（http://scholar.google.com）という法務検索があります。

ここではリーガルオピニオンやジャーナル、米国連邦裁判所の意見及び州裁判所の意見を検索する事が出来ます。加えて無料アプリケーションであるGmail、 Google DocsやGoogle Calendarまた携帯電話のボイスメールとそのテキスト化をするGoogle Voice、そして翻訳機能のGoogle Translateなどを有効に利用する事が可能です。

Google for LawyersではGoogleの無料もしくは低価格のアプリとサービスを使って小さな弁護士事務所でも大手法律事務所の調査や技術予算に対抗できるようになる方法、そしてGmail、Google Docs、Google Calendar、Google Voiceや Google Translateの有効活用、そしてGoogle Scholarを利用したレビューやジャーナルの検索などのGoogleの隠されたツールやその利用方法を解説しています。

このガイドブックではビギナーでもアドバンスユーザーでもGoogleの使い方をマスター出来るようになっています。

アメリカはAmerican Bar Associationが弁護士の効率化を上げるためのITツールを積極的に啓蒙している事が特徴です。

Evernote（https://evernote.com/intl/jp/）は何でもキャプチャー出来るソフトウェアで、ノートやファイルを整理し、そして後で取り出す事を用意にしてくれるウェブベースのアプリケーションです。モバイル版だけではなくデスクトップ版もあり全てのプラットフォームのシンクロナイズも可能です。

弁護士にとって魅力的なEvernoteの機能は：

  1. 1） メールアーカイブ
    重要なメールだけをEvernoteアカウントにアップロード
  2. 2） 裁判記録などの保存と閲覧
    Evernoteは裁判記録、意見、記事などを整理して保存するので後での閲覧が可能
  3. 3） TO-DOリスト
    1日のやらなければいけない項目を優先順位ごとに管理
  4. 4） 証拠保存
    Evernoteは証拠写真などをケースごとに管理
  5. 5） コラボレーション
    別の弁護士と情報をシェア
  6. 6） ボイスメモ
    モバイルバージョンはボイスメモ機能付き

Evernoteは決して弁護士専用のツールではありません。元々はキャプチャーしたノート、ウェブサイト、記事などを整理して有効活用するという一般的なビジネスユース向けに本来開発されたものですが、こういった便利ツールはアメリカの弁護士も積極的に使っているようです。

アメリカではビジネス向けの効率改善アプリケーションが豊富です。弁護士達はこれらの中から自分のプラクティスにあったツールを積極的に用い、生産性を向上させています。

ITと弁護士の生産性

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リーガルサーチのLexis やWestlawが出現した時にアメリカの弁護士達は「コンピュータでの検索など使い物にならない」と言っていたそうです。現在ではコミュニケーションが電子化され、訴訟の際には何テラバイトもの電子保存データを取り扱う事が必要となり弁護士もITの力を使わずに効率を上げることは不可能な状況になっています。

ITの変革が弁護士の活動に影響を及ぼしている事は確実で、特にiPadの出現はアメリカの弁護士の活動に大きなインパクトを与えているようです。四角い革カバンに紙の書類を詰め込んで裁判所に向かう事はもう昔のシーンとなっています。

iPadの一般的なオフィスアプリケーションだけでなく、生産性を上げるのに適した新しいアプリケーションにどのようなものがあるかの情報を常に入手しておく事が重要です。アメリカでは弁護士が自分のプラクティスに適したアプリケーションを効果的に利用して作業効率を上げる事が一般的になっています。

それを反映してアメリカでは弁護士が活用出来るようなiPadのアプリケーションがいくつかありその例をご紹介します。

  1. 1) Courtdays Pro
    （http://itunes.apple.com/us/app/court-days-pro-rules-based/id419708480?mt=8）
    裁判に関わるスケジュールや期限などの管理アプリ。
  2. 2) Read It Later
    （http://readitlaterlist.com）
    ウェブページを保存してオフラインで読めるようにするアプリ。
  3. 3) Westlaw Next
    iPadのタッチスクリーンに対応したドキュメントノートソフトウェア。
  4. 4) Fastcase
    リーガルサーチアプリ。
  5. 5) Litigator
    訴訟弁護士向けの連邦/地域ルールなどのリファレンスアプリ。
  6. 6) IJuror
    （http://itunes.apple.com/us/app/ijuror/id372486285?mt=8）
    陪審員の席順や各陪審員の情報が入力出来るアプリ。
  7. 7) Audiotorium
    ノート及び音声録音のアプリ。
  8. 8) TrialPad
    裁判でのプレゼンテーションアプリ。

American Bar Associationのウェブサイトでも弁護士の仕事効率を上げるためのiPhoneやiPadアプリケーションを紹介しています。（http://www.americanbar.org/publications/youraba/201105article05.html）これらのアプリの数からもアメリカの弁護士を取り巻くIT環境を理解する事が出来ます。当然セキュリティの心配もありますが、Googleの元CEOであるEric Schmidt氏はMACは最も安全なPCであると述べています。タブレットPCが不発に終わったのとは逆にiPadの爆発的な人気を受けて6,000ものアプリが存在します。そしてより機能的で情報を簡単にコントロール出来るようになりました。iPadはデスクトップやノートブックPCと異なり情報を「作る」デバイスではありません。あくまで情報を「消費」するデバイスです。既存のPCと並行してiPadを効率的に使うというのが今後の流れのようです。

米国法律事務所のe法務ディスカバリー対応

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DLA Piperは最大手の国際法律事務所ですが、あるケースで相手方弁護士からの要求で57万通もの電子文書 (合計67GB）を5日以内にプロセス、検索そして分析をしてケースに関連する文章のみを裁判所に提出するという要請に直面しました。DLA Piper社は今までの経験から全て処理するのに数週間かかると判断しました。但しこれではとても裁判所が提示した期限には間に合わせることが出来ず、高額の制裁措置の対象になる可能性がありました。
DLA Piperは57万通の文章から本案件とは関係のないものと分別するカリングを高速で行えて、なお効率的な検索及び分析が出来るe法務ディスカバリーツールが必要でした。そしてあるツールを即導入し2日間で99.46%の対象外の文章を分別し、3,070通の対応文章を発見する事が出来ました。そしてそれらをPSTフォーマットにエキスポートをし期限内に裁判所の要求に答えることが出来たという事です。
ディスカバリーが「紙」から「デジタル」に移行し、企業が膨大なデジタルデータを取り扱う現在では1案件でテラバイト級のデータを取り扱う事も珍しくありません。特にDLA Piperの例にあるように期日内に関連文章を提出するべく「e法務ディスカバリーの管理」を極めて効率的に行う事が大変重要になって来ました。
米国ではe法務ディスカバリーの要求に効果的に対応する為に、「e法務ディスカバリー部」を設置している弁護士事務所もあります。選任のe法務ディスカバリーに熟知した弁護士が「E-Discovery Practice」を付加価値サービスとして提供しています。
Gibson, Dunn & Crutcher LLPはニューヨークの弁護士事務所ですが、2010年1月にe法務ディスカバリーグループを事務所内に設置しました。
このプレスリリースから下記のポイントが見えてきます：
* 弁護士事務所が率先して効率的なe法務ディスカバリーのイニシアチブを取っている。
* e法務ディスカバリーは法律分野では最も動きが早く発展している分野で2009年だけでも200もの新しいe法務ディスカバリーに関する決定がされている。
* e法務ディスカバリーに関わる電子情報量は増加の一歩を辿っており、そのコストも増加している。クライエントに対して動きの早いe法務ディスカバリーのエキスパートとしてその要求に答えたい。
* e法務ディスカバリーはアンチトラスト、株取引、従業員、集団訴訟などでは必要不可欠なプロセスで法務のノウハウなどと合わせて提供可能になる。
* クライエントに対してはグローバルに分散したデータ保全、収集、処理、レビュー、プロダクションの価格効果の高い手法をアドバイスする事が出来る。
e法務ディスカバリーはITと法務の融合です。「E-Discovery Practice」を行うためには企業クライエントに対して緊急のe法務ディスカバリーに対応する事はもちろんですが、将来的な対応の観点からのアーカイブ、リーガルホールド、社内ポリシー及び効果的なITネットワーク構築も含めたアドバイスを提供出来なければいけません。米国では法律事務所がこのようなITノウハウも含めたサービスを企業クライエントに提供するようになって来ています。

SNSへの対応

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世界中に5億人を超えるユーザー数を持つ世界最大のSNSサイトであるFacebook。日本でも300万人以上のユーザーがいるとの事です。
今ではFacebookやTwitterなどのSNSが様々な情報発信源になっているわけですが、これだけユーザー数が増えてその情報量が膨大になると、訴訟に関わる弁護士や事件に対応する司法にとってSNSは無視出来ない存在になっています。
犯罪容疑者のSNSアカウントから事件の糸口となる証拠収集が可能かもしれませんし、不倫が原因で離婚訴訟に至った場合などは、当事者の人間関係がより詳しく把握できるかもしれません。その反面、陪審員制度を持つアメリカでは公判中に陪審員がその内容をSNSにリークしてしまわないかという懸念もあります。
SNSでは情報が不特定多数に瞬時に広まってしまいます。6月にドイツで16歳の女の子がFacebookの設定を間違え誕生日の招待状を誰にも見られるようにオープンにしてしまい、誕生日当日に約1,500人が自宅に詰めかけたという騒ぎがありました。日本でもホテル従業員やスポーツ用品メーカー社員が顧客の情報をTweetして大きな問題となりました。
例えば安全弁の不良に関する訴訟を起されているA社の社員が「私この安全弁の設計をしています。5倍の耐圧設計をしていて絶対安全なので使い続けても問題ありません。」などとTweetしたらそれは大問題になるでしょう。
SNSは企業にとっては悩ましい問題です。米国のトップ100社は訴訟対応の為にe法務ディスカバリーの体制を整えていますが、実際訴訟が起こった際には関係している社員のPC内データだけでなく、SNSサイト、ブログやWiKiなどへの写真、ビデオや書き込みも収集しなければなりません。
PC端末や社内ネットワークのデータ収集はツールを使って可能ですが、SNSからの情報を収集する際には手間が余計にかかる事が想定されます。SNSプロバイダーや携帯サービスプロバイダーなどホスティングされた環境下でのデータ収集も含めたe法務ディスカバリー対応は事前にシュミレーションをして準備してお必要があります。 
また企業としてSNSに対してのポリシーをきちんと確立しておく事も必要でしょう。
1：長いものには巻かれろ
「SNSを使用禁止」にする事は難題です。会社のPCからそのドメインへのアクセスを禁止しても、昼休みにスマートフォンからアクセスすることは禁止できません。SNS禁止ではなく、代わりに社員に対してSNSへのポリシーを策定するべきでしょう。例えば社員がSNSを使って新商品のプロモーションをする時に、その商品が製造者責任訴訟の対象になってしまった場合にそのメッセージが「証拠」として利用されてしまう場合もあります。法務とのコミュニケーションを行い「意見」と「事実」を明確にしてそのポリシーに準じたメッセージにする必要があるでしょう。
2：SNSの有効利用
企業としてSNSを積極的に使い、法務の観点から問題の無いメッセージを発信し、社員に対して「良いメッセージの例」を肌で理解してもらう事も効果的かもしれません。
3：SNSへのディスカバリー対応
社員のポスティングしたSNSが訴訟の対象となってしまった場合には、e法務ディスカバリーへの対応としてSNSから情報を収集、検査そして精査をしなくてはなりません。その場合対象となる社員は個人にはパスワードの提出が必要とするなどプライバシーに関わる問題になります。もしこの社員が協力を拒否したら…その対応で時間がよりかかってしまう事になります。
4：モニタリングとポリシーの実行
定期的にFacebookなどのSNSサイトを訪問し、社員がどういったポスティングしているのかモニタリングをする必要もあるでしょう。もしポリシーに反するポスティングがあればそれを記録し、社員をきちんと指導して会社側がSNSのポリシーをきちんと実行しているという事を明確にしておく必要があります。
「機密情報の外部リーク」という問題は昔からありましたがSNSという誰にでもアクセス出来る新しいツールの存在がそのモラルも変えてしまったようです。企業としてSNSによる情報流出を防ぐ為にはそのメリットを良く理解し積極的に使い、社員とのコミュニケーションを透明化して企業資産を守る事が重要と考えます。